O armazenamento de documentos de empresas está migrando para o meio digital. Na subsidiária brasileira da Recall, 15% do faturamento atual vêm de documentos digitalizados, enquanto há dois anos, a área representava apenas 5%.
A principal vantagem da digitalização é a facilidade para acessar os documentos: a qualquer momento e em qualquer parte do mundo, via internet. É um ganho enorme em termos de agilidade e produtividade, pois os documentos que tramitam eletronicamente podem ser controlados durante todo o fluxo documental, além de permitir paralelismo das atividades. Enquanto o documento eletrônico tramita, o original em papel fica preservado, com toda a segurança, nas instalações da Recall, explica Vicente Troiano, diretor comercial e de marketing.
A Recall escaneia todos os documentos do cliente, cria formulários digitais e registra em um software os dados selecionados previamente para facilitar a recuperação das informações. Os arquivos ficam disponíveis em um sistema, acessado pelo cliente online via internet, por meio de senha. Não há limite de consultas e o sistema pode ser integrado a outros aplicativos do cliente, num processo totalmente customizado.
Recuperação de
documentos
No sistema tradicional de guarda física de documentos, a cada consulta solicitada pelo cliente, a Recall precisa recuperar o documento arquivado nos centros de informação, fazer cópias e autenticar, quando necessário, enviar por malote e monitorar o recebimento. Com a digitalização, a busca pelo documento físico é eliminada e o original fica armazenado seguindo o padrão de segurança adotado pela Recall em todos os países onde opera.
O segmento de guarda terceirizada responde por uma movimentação de 35 bilhões de documentos no Brasil, com um faturamento de R$ 250 milhões/ano. A Recall do Brasil gerencia quase metade desse volume e atende bancos, seguradoras, hospitais, empresas e órgãos do governo.
Recall do Brasil pertence ao grupo australiano Brambles, presente em 23 países e 320 cidades. Com mais de 30 anos no mercado mundial, e no Brasil desde 2000, a Recall atua com serviços em todo o ciclo de vida de documentos, operando no gerenciamento, guarda segura, recuperação e destruição, sejam eles em meio físico ou digital. A empresa tem unidades dotadas de sistemas avançados de segurança e proteção contra incêndio em São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Brasília e Bahia.
