A padronização é a última etapa da Lógica da Gestão da Inovação. Também é a consequência natural das ações corretivas das desconformidades. De forma retrospectiva, o suprimento das demandas ambientais é planejada, executada, monitorada sua execução para que desconformidades sejam detectadas e corrigidas. Depois de corrigidas, o esquema que se mostrou mais satisfatório é oficializado como o padrão a ser seguido a partir de então. Acontece que, como praticamente tudo em gestão, a padronização é colocada em prática em etapas, o que a configura como um processo, que é o chamado processo de padronização. E essas etapas são muito similares àquelas praticadas para a solução de uma desconformidade, motivo pela qual alguns cientistas consideram a possibilidade de, ainda que com finalidades distintas, os dois processos serem operacionalizados simultaneamente. Vejamos quais são essas etapas.
A primeira é, naturalmente, a identificação do processo, atributo ou desempenho. Quando o processo é simples, linear, não há muita dificuldade nesta etapa, mas quando é composto por dezenas e às vezes centenas de subprocessos, saber com precisão aquele que vai ser substituído se torna um desafio. A mesma dificuldade é encontrada em relação aos atributos e desempenhos: cada subprocesso apresenta atributos de seus subprodutos gerados, que são sintetizações de desempenhos esperados, como visto anteriormente. Essa primeira fase tem a finalidade, portanto, de apresentar o escopo daquilo que vai ser padronizado.
A segunda é a elaboração dos padrões para a escolha daqueles de mais fácil compreensão e execução. Os padrões são regras a serem obedecidas para se fazer alguma coisa. Essa regras permitirão que os operadores e gestores vejam como cada atividade está sendo executada (processo) e executem os testes necessários para saber se os desempenhos, os resultados esperados, estão sendo alcançados, com determinadas características. Há, portanto, padrões de execução, padrões de ferramentas, máquinas, equipamentos, matérias-primas e toda sorte de componente do processo de produção, assim como podem ser variados os tipos de desempenho e atributos. Nesta etapa devem ser devidamente sistematizadas essas novas regras.
A terceira etapa é a validação dos padrões, onde são feitos ajustes sobre a compreensão e sobre cada etapa da execução. Validar tem dois sentidos. O primeiro é o relativo à ideia de funcionamento: um processo válido é aquele que funciona, que produz o produto desejado. De forma similar, um desempenho válido é aquele minimamente esperado, como é o caso do produto que reduz pelo menos 70% da caspa de seus usuários, sendo esse percentual o desempenho mínimo aceitável. O mesmo acontece com os atributos: se a manteiga tem que ter coloração alaranjada e se apresenta esverdeada, está fora desse atributo padrão. Esses detalhes precisam ser aprovados por todos os stakeholders para que se tornem válidos. Isso mostra a importância da participação.
A quarta é o treinamento de todos os operadores para o uso de cada especificidade do padrão. Depois que o padrão foi considerado válido, o que significa que as regras funcionam e levam o processo a garantir o desempenho com os atributos esperados, nesta etapa todos os operadores precisam conhecê-las detalhadamente. Treinar tem justamente essa finalidade: tornar o novo tão bem conhecido que qualquer um possa operá-lo a contento. Aqui, portanto, serão conhecidos tanto o esquema lógico do padrão quanto a maneira válida de colocá-lo em prática.
A quinta é a implantação do padrão para que cada operador o utilize com adequação. É somente a partir do momento em que os operadores estejam preparados que a implantação deve ser feita. E estar preparado tem o sentido exato de não haver qualquer dúvida sobre qualquer aspecto da nova forma de operação. A repetição de cada atividade com a consequente explicação e demonstração é fundamental para que tanto a mente quanto os sentidos motores dos operadores com ela se acostume. Há determinadas inovações, como aquelas que envolvem produtos tóxicos e com graus de letalidade elevadas, que apenas a precisão que se aproxima da habilidade artística pode autorizar a implantação. Outros processos mais simples podem ser implantados com maior rapidez, desde que não comprometam o desempenho e os atributos.
A sexta e última etapa é o acompanhamento da execução do padrão, buscando-se ensinar as novas regras de execuções de forma adequada, focadas nos atributos e nos desempenhos. Aqui é preciso chamar a atenção para a relação entre treinamento/capacitação e desconformidade: quanto mais efetivo for a capacitação, menores as probabilidades de desconformidades na execução do novo padrão. Mais ainda: quanto mais desconformidades (consequência do treinamento inadequado), maiores as propensões a novas paradas para outro processo de análise de falhas e repadronização. Se se quer, portanto, que haja o mínimo de desconformidade nos processos de monitoramento, é preciso tornar a capacitação a mais efetiva possível, com simulações reais para que os operadores estejam prontos para lidar com as adversidades mais prováveis e que exigem mais atenção para que sejam retificadas.
Tanto no processo de análise de falhas quanto na introdução de um novo padrão, a participação dos operadores é um poderoso instrumento nesse intuito. Participar, por outro lado, não pode ser resumido a ouvir as pessoas para que emitam suas opiniões, que depois serão trabalhadas por outros técnicos. Participar significa ter a colaboração de todos para analisar uma situação, identificar as causas, testar a anulação de cada causa, escolher as anulações mais promissoras de implantação, retestar as mais promissoras, capacitar as pessoas, implementar as inovações e acompanhar os resultados auferidos. Quanto mais os operadores participarem de verdade, menores as chances de fracasso do novo padrão.
