Ata de assembléia geral de condomínio

O Código Civil, no capítulo que trata sobre o condomínio edilício (artigos 1.331 a 1.358), não faz qualquer referência à ata da assembléia geral.Esse assunto vem tratado nas convenções condominiais, no qual prevêem que, eleito o presidente da assembléia, este escolherá um secretário, que lavrará a ata.
O secretário não precisa ser condômino e, em geral, é escolhido o representante da administradora, justamente por ter mais prática.Interessante notar que as convenções somente tratam sobre a forma de escolha do secretário, e mais nada. Daí surgirem vários problemas, comuns por sinal, sendo o maior deles a discordância do presidente da assembléia geral, acerca do teor da ata elaborada pelo secretário.
O secretário deve alterá-la ao sabor do presidente?
Entendemos que sim, pois ao secretário cabe somente redigi-la, sendo comum que o presidente peça para ele fazer constar determinado acontecimento durante a assembléia ou não.
Caso o secretário não concorde, sendo ele condômino, deverá na assembléia seguinte, manifestar-se por ocasião do primeiro item que, normalmente, é “leitura e aprovação dos termos da ata da assembléia anterior”. Que ao contrário do que muitos pensam, não se refere à rediscussão de temas tratados na Assembléia anterior, mas somente aos termos da ata, ou seja, à sua redação.
Mas é importante frisar que a ata deve ser um resumo do que foi discutido, evitando-se relatar integralmente o que ocorreu na Assembléia. Se fosse esse o caso, não seria preciso a figura do secretário. Bastaria ligar um gravador e, depois, transcrever literalmente a gravação, imprimi-la e posteriormente distribuí-la aos condôminos.
Outro fator importante é a redação da ata. Deve-se colocar as frases na forma direta, evitar frases compridas e palavras rebuscadas. A ata é para ser entendida por todos. E deve ser lida mesmo pelos condôminos “muito ocupados”.
Se ela for muito grande, as pessoas terão preguiça de ler. Se ela contiver descrições sobre brigas entre os presentes, poucos a lerão, porque não interessa aos outros condôminos os problemas pessoais de duas ou três pessoas. O secretário também deve atentar que a ata poderá, eventualmente, instruir ações judiciais e, por isso, deve tomar cuidado com o que escreve, até mesmo para não comprometer o condomínio numa ação trabalhista, por exemplo.
É muito comum, também, a utilização de termos óbvios, tais como “os presentes decidiram que….”. Ora, os ausentes não poderiam ter decidido na assembléia, a não ser através de procuração. E nesse caso, costuma-se colocar que “o procurador do proprietário de determinada unidade, se manifestou no seguinte sentido” ou “votou em tal pessoa”.
Encontramos, também, termos como: “Fulano de Tal questionou os presentes….” . É o mesmo caso. Basta escrever que “Fulano de tal questionou sobre…”.