O Dia do Trabalho foi no início dessa semana. E, a partir do trabalho, temos as nossas realizações. Dessa forma, podemos dizer que, quanto mais meu trabalho rende, mais eu cresço na carreira e mais realizações consigo alcançar. Nesse contexto, que tal focar em aumentar o nosso rendimento no trabalho?
Listo abaixo 10 dicas para quem quer organizar seu tempo e realizar todas as tarefas. Dentre elas, há soluções ditas há tempos – “tenha uma agenda!” – e práticas que devem ser evitadas, mas que muita gente nem desconfia que sejam prejudiciais. Confira:
1) Organize seus compromissos: Uma agenda é fundamental. Primeiro, uma ferramenta que organize o tempo faz com que todos os compromissos sejam lembrados. E quando os horários são levados à risca, é mais fácil realizar todas as tarefas, ou, na pior das hipóteses, o profissional não vai fazer um monte de coisas ao mesmo tempo e se atrapalhar. Não interessa se a agenda é de papel, digital ou se nem é uma agenda, mas um caderno, o importante é que ela tem que fazer parte da vida de quem tem um negócio.
2) Planeje três dias à frente: O ideal é que o profissional saiba quais são seus apontamentos com o máximo de antecedência possível. Quando o profissional monta seu cronograma três dias à frente, ele consegue distribuir melhor a carga de trabalho.
3) Guarde um tempo para os imprevistos: Em um expediente de oito horas ou mais, há sempre tempo para que algum imprevisto apareça: problemas com clientes, trabalhos extras, reuniões que levam mais tempo que o planejado… em resumo, sempre tem um pepino. Não tem jeito: os imprevistos vão aparecer. Um recurso que um profissional pode usar para atenuar as emergências é resolver as tarefas já previstas em um tempo menor e deixar uma ou duas horas do dia reservadas para imprevistos. Assim, o profissional estará livre para resolver problemas mais rapidamente e, caso um milagre aconteça e nada surja, ele poderá adiantar tarefas de outros dias.
4) Adote hábitos saudáveis: Uma pausa no trabalho não é perda de tempo. Práticas defendidas por nutricionistas, como alimentação a cada três horas e a ingestão de dois litros de água por dia, devem ser seguidas durante o expediente. Quando uma pessoa se alimenta direito, ela se sente melhor. Consequentemente, ela aumenta sua produtividade e consegue dar conta de todos os seus afazeres.
5) Saia das redes sociais: Parar um pouco e dar uma olhada nas mídias sociais é de praxe para quem trabalha em frente a um computador. A influência dessas plataformas na produtividade de um trabalhador é considerada nociva por alguns e não tão ruim assim para outros. O Instagram e Facebook são ladrões sorrateiros de tempo. Ninguém está recomendando a proibição das redes sociais no ambiente de trabalho, mas é importante que elas sejam acessadas com parcimônia, usando o bom-senso. O conselho também é válido para celulares de modo geral.
6) Cuidado com o e-mail: É recomendado que programas de e-mail não fiquem abertos no computador. O hábito de responder e-mails imediatamente é ruim, pois interrompe tarefas e diminui a concentração. O ideal é que as mensagens sejam respondidas durante intervalos entre compromissos.
Outro ponto é o tempo que uma pessoa que não domina o computador perde toda vez que escreve um e-mail. Se a pessoa não sabe utilizar bem os programas, é melhor perder tempo apenas uma vez, aprendendo como usar a ferramenta, do que gastar preciosos minutos toda vez que for escrever algo.
7) Reuniões demais fazem mal: A impressão que dá é que tem muita gente que é viciada em reunião e as fazem até quando elas não são necessárias. Pior: fazem reuniões longas e cansativas que não trazem benefício a ninguém. Os profissionais devem fazer reuniões somente quando é realmente necessário.
8) Saiba o que interrompe seu trabalho: Assim como responder um e-mail logo que a mensagem chega à caixa de entrada atrapalha o avanço de uma tarefa e diminui a concentração, há um monte de fatores que interrompem e atrapalham o expediente: ligações em excesso, pausas demais e conversas com amigos são apenas alguns deles. É complicado neutralizar todas essas interrupções – até porque você pode parecer mal-educado fazendo isso – mas um bom começo é listar essas interrupções e, na medida do possível, evitar que elas apareçam.
9) Tenha indicadores de produtividade: É importante ter estatísticas do tempo gasto em cada tarefa do dia. Por exemplo, vale levantar quantas horas são gastas em reuniões ou respondendo e-mails, e aí depois verificar se é possível otimizar esses processos e usar esse tempo na realização de outras tarefas.
10) Conte com a tecnologia: Há alguns softwares que podem ser utilizados para se organizar e otimizar tarefas. Atualmente um dos mais utilizados é o Trello, mas outro muito conhecido também é o Evernote. O aplicativo, cujo slogan é “lembre-se de tudo”, permite que o usuário possa salvar qualquer coisa, sejam ideias, textos, fotos e áudio. O programa é gratuito, mas conta com uma versão premium paga. Aplicativos que ajudam você a organizar suas tarefas e ideias, podem ser de grande valia para que o seu dia renda mais. Mas, caso você não seja adepto da tecnologia nesse sentido, a boa e velha agenda sempre resolve o problema!
Boa semana!
Fiquem com Deus!
