Este é um tema que sempre aparece como oportunidade de aprendizado no exercício de liderança em qualquer lugar em que eu vá para falar sobre desenvolvimento de líderes, já escrevi sobre ele algumas vezes e vamos abordar novamente sobre outras perspectivas e com novos elementos.
Muitos líderes confundem delegar com transferir responsabilidade ou passar uma tarefa de forma rápida e por aí já começam a falhar na delegação.
Podemos começar enxergando a delegação como uma forma de passar algo a ser feito por alguém, em forma de desafio, para que essa pessoa se desenvolva e cresça com esta demanda, compartilhando com ela a responsabilidade pelo resultado do que é feito.
Diante disso, lembre-se: quando transferimos uma tarefa para um colaborador não deixamos de ser responsáveis por ela. Muitos acreditam que delegar é passar a responsabilidade e é assim que acabam fazendo, mais um erro posto.
Vamos então apresentar algumas formas de delegar de maneira efetiva:
- É preciso ter clareza do que se vai pedir, da tarefa a ser delegada, e saber se a pessoa entendeu a tarefa, pois se estes pontos não ficarem claros todos podem terminar frustrados no final.
- É preciso saber exatamente quem poderá executar essa tarefa, saber qual a pessoa certa para aquele trabalho. Não cair na armadilha de escolher quem está disponível em vez de quem está mais preparado para a atividade. Corremos o risco de desmotivar a pessoa e nos decepcionarmos com o resultado.
- Deixar claro quais são os recursos e os limites para essa pessoa. Saber até onde pode ir e quais são as regras, o orçamento, as leis e os valores a serem seguidos para que o excesso de autonomia acabe gerando entregas fora do esperado.
- Realizar encontros periódicos com seus “delegados” para um follow-up, para fazer o alinhamento das tarefas. É neste item que muitos delegam e simplesmente abandonam o gerenciamento e quando se dão conta a tarefa não foi realizada ou não atendeu as expectativas.
- Se delegar, dê autonomia. Deixe a pessoa trabalhar usando seu potencial, dando liberdade e demonstrando que você confia no trabalho dela. Delegar e fazer micro gerenciamento também não faz o menor sentido.
Existem alguns dados interessantes sobre delegação. Segundo a Harvard Business Review, líderes gastam 41% do seu tempo focado em atividades de baixo impacto, que poderiam ser facilmente delegadas.
Isto nos faz refletir sobre, dentre tantos pontos: desperdício de competência, dispersão de produtividade, recursos sem otimização, custos desnecessários, equipe má utilizada e tantos outros.
Segundo pesquisa da Scale Time CEOs que delegam tarefas geram 33% mais receita do que aqueles que não o fazem.
Neste momento, lembro de Jeffrey Pfefer, de Stanford em sua frase “sua tarefa mais importante como líder é ensinar às pessoas como pensar e fazer as perguntas corretas, para que as coisas não desmoronem se você tirar um dia de folga”.
Pensando assim, posso reforçar os muitos benefícios em se delegar e posso destacar: Aumento de produtividade; Autonomia e crescimento da equipe; Liberar tempo para realizar outras tarefas; Demonstrar confiança no time.
Mesmo com todos esses benefícios, muitos líderes não delegam porque ainda estão presos em crenças que dificultam, como:
– Não tenho tempo para delegar.
– É mais fácil eu fazer do que delegar.
– Ninguém faz tão bem quanto eu.
– Se eu delegar perderei o controle.
– Eu gosto muito de realizar essa atividade.
– Não confio em outra pessoa para essa tarefa.
– Tenho medo do resultado.
– Posso perder minha posição.
Rompendo estas crenças e cumprindo algumas etapas é possível delegar e não delargar. Posso realizar algumas dessas premissas que funcionam muito bem:
1 – Crie uma base de conhecimento sobre os processos;
2 – Avalie bem as competências instaladas;
3 – Desenvolva um passo a passo dos processos;
4 – Deixe margem para criatividade com riscos calculados;
5 – Antecipe dúvidas frequentes e possíveis erros;
6 – Crie um guia de onboarding para uma integração mais rápida;
7 – Encoraje perguntas e tire dúvidas;
8 – Use ferramentas de gerenciamento de projetos;
9 – Alinhe expectativas e responsabilidades;
10 – Não fique preso ao processo de execução;
11 – Dê feedback em momentos estratégicos da entrega.
Uma frase de Peter Drucker pode complementar esse raciocínio: “Uma administração terá falhado se a sua sucessão falhar!”.
Cintia Lima
Psicóloga, Master Coach e Mentora Organizacional
@psi.cintialima
