Quantos sonhos estão engavetados para amanhã?
Quantas tarefas para alcance dos objetivos são proteladas?
Quantas horas de trabalho e tão pouca produtividade?
Quanta ansiedade pelo amanhã, tão pouco planejamento ontem e sem execução hoje?
Entender que precisamos organizar e priorizar as nossas agendas, nos faz refletir que devemos alocar um determinado tempo para cada tarefa, pois assim é possível um controle eficiente. Além disso, é preciso uma base sólida de plano, com visão clara para o futuro e passos firmes e constantes de ação hoje.
Sem estes elementos, fazemos muito, realizamos um “tantão”, mas não alocamos em nossa vida ações que nos levarão para um novo estágio, um outro nível na carreira, um nível de realização e metas alcançadas.
Veja, criatividade e inovação são uma das competências mais exigidas na atualidade, mas se você não aprende a gerenciar o tempo, nunca terá uma hora disponível para aprender coisas novas, entender novas tecnologias, compreender um jeito diferente de fazer o que já faz e tantos outros exemplos que levarão você para um profissional que usa com eficácia os recursos que estão disponíveis aqui e agora.
Quando aprendemos a gerenciar o nosso tempo é possível atingirmos este objetivo e consequentemente aumentar a nossa produtividade, evitando ainda uma sobrecarga que só nos adoece e frustra.
Veja, um dos princípios da administração do tempo é sobre urgente e importante.
Aprender uma ferramenta atual, um jogo novo, um app, uma interação diferente, uma nova abordagem em sua atuação nem sempre é urgente, mas certamente é importante, porque logo logo a maneira como você faz, a forma como você lida com a tarefa hoje tende a ficar obsoleta amanhã. Faz sentido para você?
Se pensarmos em modelo de pensamento, o gerenciamento do tempo deve começar em você investir horas no que é importante e eliminar ao máximo o que é circunstancial e assim dedicar tempo no que levará você para os objetivos que deseja alcançar no futuro, além de dar mais significado na vida que tem levado agora.
Veja, se você quer ser um profissional mais reconhecido, mais valorizado e melhor remunerado, investir seu tempo em aprender técnicas, métodos, ferramentas inovadoras já faz diferença.
É importante perceber que a gestão do tempo nos trará diversos benefícios a partir do momento que conseguimos administrá-la de uma melhor forma, contribuindo sobremaneira para nosso bem-estar físico, mental e emocional.
- O primeiro grande benefício é a otimização do tempo e uma maior produtividade, onde “ganhamos mais tempo” entre as nossas tarefas e conseguimos entregar mais.
- O segundo é o alcance de metas e objetivos de forma mais rápida e eficiente, visto que ao produzir de forma mais assertiva teremos uma janela de conclusão das metas e objetivos muito menor.
- Um terceiro fato de que ao gerenciar o tempo traz benefícios é que estamos focando em nossa disciplina, principalmente, olhando para o lado de fazer o que precisa ser feito.
- O quarto benefício que posso listar é que a partir do gerenciamento passamos a ter informações mais assertivas sobre o andamento das demandas que estamos trabalhando, sendo assim, também ganhamos tempo, considerando que teremos que parar menos vezes para alinhamentos.
- O quinto resultado positivo que temos é um maior equilíbrio entre a nossa vida pessoal e profissional, devido ao fato de que muitas vezes extrapolamos nossas cargas horárias diárias, pensando que estamos totalmente ocupados, mas a causa raiz disso muitas vezes é apenas a falta de organização e planejar melhor o uso do tempo. Você alguma vez já agiu assim?
Gerenciar o tempo vai também te ajudar a reduzir os níveis de ansiedade, estresse e até mesmo evitar frustração por não conseguir “fazer tudo”.
Não bastasse todos esses benefícios, você vai até entender que temos tempo disponível e o melhor, tempo para realizar novas tarefas (sim, sabe aquelas tarefas que nunca temos tempo para pôr em prática?!).
E você vai perceber que vai gerar motivação e confiança para o dia a dia.
Para tornar este artigo ainda mais rico, vou contribuir com um passo a passo para melhorar a gestão do tempo:
- Planejar com antecedência quais atividades serão feitas, definindo a prioridade e urgência delas.
Essa organização pode ser feita em um turno, em um dia da semana, ou semanalmente, por exemplo. Sempre é importante lembrar que é mais válido realizar uma tarefa por vez e concluí-la do que realizar várias e não finalizar nenhuma.
Para o planejamento, podemos fazer um checklist das tarefas de forma que possamos acompanhar o que foi planejamento e ir executando, conforme a ordem definida. Caso necessário, existem inúmeras ferramentas de gestão do tempo para auxiliar nessa tarefa.
- Um segundo passo é a definição de objetivos e metas. Sempre relacioná-los com o planejamento realizado e pensar em metas e objetivos que sejam reais e atingíveis, mas que ao mesmo tempo sejam desafiadores.
- Definir prazos também faz parte das etapas para gerenciar o tempo. Nesse ponto, é importante definir prazos para manter o foco na tarefa que deve ser realizada, pois caso contrário a distração pode tomar conta do seu tempo, visto que não existe um deadline bem definido.
Todavia, o prazo precisa ser realista, até para que não seja gerada uma frustração ao não cumprir o mesmo. Um ponto super importante é que o ideal nesse processo de definição de prazos é envolver quem atua diretamente na tarefa a ser realizada, visto que é a pessoa, em teoria, mais apta para estimar um prazo viável.
- O próximo passo é desenvolver a habilidade e a capacidade de dizer “não”. Quando conseguimos dizer “não”, estamos evitando que uma única pessoa realize tudo, ou seja, que ela se torne o ponto focal das principais tarefas.
Além disso, quando não conseguimos dizer “não”, é quase certo que haverá impacto no planejamento que foi realizado anteriormente, bem como afetar objetivos e prazos estabelecidos, visto que novas tarefas “não planejadas” surgiram no checklist de tarefas do dia.
Pratique o “não”, mas de uma forma flexível e deixe claro que para aquele momento em específico é “não”, mas talvez em outro momento seja “sim”.
- Procure delegar a atividade a outras pessoas. Certeza que você será capaz de encontrar alguém na sua casa, entre seus amigos, no ambiente de trabalho em que possa compartilhar algumas tarefas. Pedir ajuda é uma ótima forma de não precisar fazer tudo e otimizar melhor o seu tempo.
Quando você gerencia bem o tempo, vai encontrar dias para fazer mais o que ama, horas para pesquisar e aprender o que vai elevar você, momentos para dedicar-se a projetos importantes para sua profissão e carreira e brechas para fazer o que ninguém está fazendo e destacar-se. Pense nisso!
Cintia Lima
Psicóloga, Master Coach e Mentora Organizacional
@psi.cintialima
