O recurso mais precioso que existe é o tempo. Ele não se renova. Ele é esgotável. Não dá (apesar de insistirmos nisso) para nos enganarmos: todos os dias estamos caminhando para o finito. Isso nos obriga a buscar uma gestão de tempo mais eficaz.
Gostaria de lhes dar algumas dicas quanto à gestão do tempo como profissional. Tenham certeza de que se tiverem disciplina numa boa gestão do tempo, saberão utilizá-lo com mais sabedoria e produtividade, isso também é viver melhor.
(P) PLANEJAMENTO: SEMANAL
aNo mais tardar na segunda-feira, faça uma lista de todas as suas pendências e assuntos a resolver;
aAvalie cada um dos assuntos quanto à prioridade;
aPara classificar as prioridades pense em: Vai gerar receita? Vai deixar o cliente satisfeito? Vai impactar em custos (aumento ou redução)? Vai impactar nos seus valores ou da empresa (em exemplo de prática)? Faz parte da razão das minhas responsabilidades?
aApós isso, elabore uma minuta da sua “Bússola Semanal” com as metas distribuídas em cada um dos seus papéis (seu cargo, sua função num projeto específico, membro do seu grupo religioso, filha, amiga, etc.) e não se esqueça de “afinar o instrumento”, ou seja, os cuidados com você mesmo (saúde, mente, físico, social);
aDepois revise novamente verificando se suas metas não estão em quantidade demais ou em intensidade demais. Metas irreais (até em quantidade) nos desestimulam;
aCom uma avaliação realista, elabore finalmente a sua “bússola semanal” e a coloque na folha de início da semana do seu caderno de anotações;
aCom a sua bússola em mãos, use a agenda para programar os seus compromissos e reuniões. Não se esqueça de considerar os tempos para: deslocamento, “respirar”, almoçar tranquilamente, responder aos e-mails, atividades sistemáticas etc.;
aRevise novamente a sua agenda da semana, verificando se as atividades foram bem distribuídas. Se ok, copie os compromissos em “lembretes” (agenda eletrônica ou até papéis em agenda de papel) para os casos que quiser ser lembrada de alguma ação anterior;
aPonto importante: não se esqueça de tratar com os seus clientes internos e externos sobre as “metas” que você decidiu preterir nesta semana. Isso gera confiança e credibilidade;
aVocê deve levar cerca de 60 minutos para cumprir este processo. Este tempo é puro investimento. Lembre-se do conceito de planejamento: pensar antes de executar.
(D) EXECUÇÃO: DIÁRIO
aProcure executar suas ações, reuniões, compromissos, com total “disciplina”, “tenacidade” e “efetividade”. Lembre-se que é normal sentir o desejo de procrastinar, mas, isso acaba sendo nocivo ao resultado e à nossa auto-estima. Persevere!
aColoque a opção de “visualizar” os e-mails na sua caixa de entrada/saída do seu correio eletrônico. Isso facilita a verificação da prioridade do assunto com rapidez;
aTente ler o e-mail uma única vez. Leu, respondeu, organizou e arquivou. Se necessário, faça imediatamente os lembretes de tarefas ou compromissos. Mas lembre-se no momento e não depois;
aCaso não consiga ler, mas já saiba que o assunto é muito importante, coloque a opção “responder a todos” e salve no rascunho. Diariamente verifique a sua caixa de rascunho e você vai lembrar do e-mail importante que tem de ser respondido.
(C) CONTROLE: DIÁRIO
aDiariamente, no início do dia, tire pelo menos 30 minutos, para avaliar o planejado x o executado do dia anterior;
aRetrate com os seus clientes internos e externos os compromissos que não conseguiu cumprir;
aReveja as prioridades. Seja realista. As prioridades mudam a cada dia e devem ser revistas e perseguidas;
aReprograme na sua agenda todas as suas atividades: compromissos, reuniões, lembretes, tarefas, de acordo com as suas prioridades;
aLembre-se que você deve ter na sua agenda aquilo que é possível fazer. Não adianta se enganar e deixar de ser realista. A sensação de angústia e impotência é muito grande quando sabemos que “falta tempo”, mas, se formos realistas e assumirmos com os ou
