Conversas difíceis são inevitáveis em todos os aspectos da vida. Seja discutindo uma questão delicada com um colega de trabalho, abordando um problema com um parceiro ou enfrentando um conflito familiar, essas conversas são necessárias para o crescimento e a resolução de problemas. Diante desta realidade, quero explorar como lidar com essas situações e oferecer um método prático que tenho ensinado para os meus mentorados de liderança e tem funcionado muito bem.
Para criar um parâmetro, conversas difíceis envolvem diálogos nos quais os envolvidos tem sentimentos fortes, visões opostas, interesses conflitantes, dentre outros motivos. Essas conversas podem envolver críticas, feedbacks negativos, confrontos sobre comportamentos inadequados ou discussões sobre expectativas não atendidas.
Muitas vezes a dificuldade surge do medo de causar ou sentir desconforto, rejeição ou raiva. O que posso garantir que evitar pode levar ao acúmulo de ressentimentos, mal-entendidos e relacionamentos desgastados. É melhor aprender a lidar com elas e resolver. Não é tão fácil, mas é importante abordar esses temas com coragem e honestidade, aumentando a possibilidade de fortalecer os laços, promover a compreensão mútua e solucionar problemas de forma mais eficaz.
Para facilitar uma visão mais prática, posso sugerir que antes de iniciar uma conversa difícil, é crucial preparar-se mental e emocionalmente. Reflita sobre os pontos principais que deseja abordar e antecipe possíveis reações. Estar bem preparado ajuda a manter a calma e a clareza durante o diálogo.
Também é importante escolher um ambiente adequado e um momento oportuno pode fazer toda a diferença, sugiro um local privado e tranquilo, onde ambos possam se concentrar sem interrupções. Evite abordar assuntos delicados em momentos de alta tensão ou estresse, pois podem surgir reações inapropriadas de fala e postura.
Comunicar-se de forma clara e específica ajuda a evitar mal-entendidos. Explique a situação com fatos e exemplos concretos, evitando generalizações, julgamentos e acusações vagas. A escuta ativa também é uma habilidade crucial para estes momentos. Dê espaço para a outra pessoa falar e realmente ouça o que ela tem a dizer. Faça perguntas esclarecedoras e repita o que foi dito para garantir que você compreendeu corretamente. Isso demonstra respeito e disposição para entender o ponto de vista do outro.
Manter a calma e o respeito, mesmo quando a conversa se torna emocional, é essencial para um diálogo construtivo. Evite levantar a voz, usar linguagem ofensiva ou interromper a outra pessoa. Se a discussão ficar muito acalorada, sugira uma pausa para que ambos possam se acalmar antes de continuar.
Tenho trabalhado com o modelo TAMP que é uma ferramenta prática que pode ser usada para estruturar conversas difíceis de maneira eficaz.
TAMP é um acrônimo para Tópico, Ânimo, Motivo e Proposta. Identifique e descreva o tópico da conversa de forma clara e objetiva. Evite rodeios e vá direto ao ponto, mas sem ser brusco. Expresse o seu estado emocional em relação ao tópico discutido. Isso ajuda a contextualizar suas preocupações e a demonstrar a importância do assunto. Explique o motivo pelo qual o tópico é importante e por que a conversa precisa acontecer. Isso ajuda a outra pessoa a entender a relevância do assunto e as implicações envolvidas. Ofereça uma proposta concreta para resolver a questão ou melhorar a situação. Seja específico e realista em suas sugestões, buscando soluções que sejam viáveis para ambos.
Vamos treinar em um exemplo de fala: Gostaria de falar sobre os prazos que não foram cumpridos nas últimas semanas. Eu me sinto preocupado e frustrado porque os atrasos têm impactado a entrega do projeto. A entrega do projeto no prazo é crucial para mantermos nossa credibilidade com o cliente e evitar penalidades. Proponho que façamos um cronograma mais detalhado e realizemos reuniões semanais para monitorar o progresso e ajustar o que for necessário.
É óbvio que nenhuma técnica ou metodologia feita de maneira mecânica e sem a devida empatia não funcionará. Neste sentido, ser empático ajuda a construir uma ponte de compreensão mútua e não apenas um texto roteirizado. Quando você demonstra empatia, a outra pessoa se sente ouvida e valorizada, o que pode desarmar a tensão e abrir caminho para um diálogo mais produtivo.
Como reforcei, pratique a escuta ativa prestando atenção total ao que a outra pessoa está dizendo, sem interromper. Mostre que você está ouvindo através de acenos de cabeça, contatos visuais e respostas verbais. Valide os sentimentos da outra pessoa. Frases como “Entendo que isso seja frustrante para você” ou “Vejo que você está preocupado com isso” podem ajudar a validar suas emoções. Entenda as emoções dos outros e a dinâmica emocional da conversa.
Da mesma forma, esteja ciente de suas próprias emoções e como elas podem afetar seu comportamento durante a conversa. Reconheça quando você está se sentindo ansioso, irritado ou defensivo. Aprenda a controlar suas emoções e responder de maneira calma e racional, mesmo sob pressão. Técnicas como respiração profunda e pausas estratégicas podem ser úteis. Isso permite ajustar sua abordagem para ser mais sensível e apropriada. Use suas habilidades emocionais para construir e manter relacionamentos saudáveis. Seja flexível, esteja disposto a compromissos e busque soluções que beneficiem todas as partes envolvidas.
Ter conversas difíceis com empatia e inteligência emocional não apenas facilita a resolução de conflitos, mas também fortalece os relacionamentos e promove um ambiente de respeito e colaboração. Incorporar esses elementos no modelo TAMP proporciona uma abordagem eficaz para enfrentar qualquer diálogo desafiador.
Com essas ferramentas, postura e estratégias, você estará mais bem preparado para enfrentar conversas difíceis de maneira construtiva e positiva. Pratique a empatia e a inteligência emocional em suas interações diárias e observe a transformação na qualidade de seus relacionamentos pessoais e profissionais.
Cintia Lima
Psicóloga, Master Coach e Mentora Organizacional
@psi.cintialima
