A partir da segunda semana de janeiro de 2018, as médias empresas (aquelas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões) deverão aderir ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) informou a Receita Federal. O programa será usado para registrar informações de empregados e de questões como férias e horas extras. Apesar dos benefícios, especialistas alertam que para adaptação de alguns negócios ao novo sistema, pode haver custos extras referentes a mudança e treinamentos. Ao todo, as 14 mil maiores empresas do país serão obrigadas a usar o eSocial.
Segundo o Fisco, o sistema tem o objetivo de desburocratizar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, de forma a simplificar a prestação de dados referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. No entanto, o economista do Corecon-Am (Conselho Regional de Economia do Amazonas), Francisco Mourão Júnior, pede cautela quanto à ambientação das empresas à nova plataforma.
“Mesmo sendo uma ferramenta tecnológica com tantos benefícios, a minha preocupação é o custo das empresas para implementar o programa. Por exemplo, ela precisará mudar o sistema e fazer treinamentos, além disso, tem a questão da fiscalização eletrônica, que pode sim ocasionar erros e gerar futuros gastos de recurso”, avalia o especialista.
A Receita reconhece que inicialmente, a adequação ao novo programa vai exigir uma mudança nos processos internos das empresas, como no caso dos setores de Recursos Humanos, Contabilidade e Fiscal, que deverão atuar integrados. “Mas a médio e longo prazo, a unificação das informações trará ganhos significativos para empregadores e empregados, com mais facilidade e menos burocracia”, justifica.
O Fisco aponta que para o empregador, o eSocial terá como vantagem reduzir penalidades e sanções por incorreções ou discrepâncias, além da unificação e padronização de obrigações. Também deverá dar maior transparência aos contratos de trabalhos e garantia de efetivação de direitos trabalhistas e previdenciários.
Conforme o calendário de implantação do programa, as empresas que faturam R$ 78 milhões por ano ou mais, estarão obrigadas a utilizar o novo sistema a partir do dia 8 de janeiro de 2018.
Já as demais companhias, incluindo MPEs (micros e pequenas empresas) e MEIs (microempreendedores individuais) devem começar em 16 de julho de 2018. Apenas no caso de entes públicos a adesão se inicia em 2019. Atualmente, somente patrões de empregados domésticos estão obrigados a usar o eSocial para o registro de ações.
“Caso a empresa não entregue as informações estará sujeita a penalidade de multas, levando em consideração seu porte e determinação da receita, conforme o Código Tributário Nacional”, esclarece Mourão Júnior.
O governo federal estima aumentar a arrecadação anual em R$ 20 bilhões com a implantação do novo sistema.
Modernizar para agilizar processos
Pensando no esocial, a líder global em serviços de informação e soluções contábeis, Wolters Kluwer se aprofundou no entendimento do impacto dessas novas demandas do governo e tem oferecido suporte às empresas brasileiras para se anteciparem e evitarem problemas como multas e impedimentos na concessão de benefícios aos trabalhadores.
“Vejo como importante porque cada vez mais estamos digitalizando tudo. Uma vez que isso esteja disponível, a complexidade fiscal e tributária do país deve diminuir”, afirma o CEO da Wolters Kluwer Unidade de Negócios Fiscal e Contábil no Brasil, Roberto Regente Jr. Para ele, o grande desafio será na mudança pesada de cultura que começará logo no cadastro da empresa.
“O primeiro marco já será em janeiro e para as empresas têm que saber o que vai carregar, fazer ajustes nos sistemas internos. Segundo a receita, apenas 5% das companhias tem isso pronto, ou seja, a maioria não está dando atenção. Qualquer coisa que movimente folha, admissão, benefício, ajustes, movimentos e etc, terá que ser reportado em tempo real”, adianta.
Na avaliação de Roberto Regente Jr, para o profissional contábil a mudança entra tanto no ponto de vista de consumo próprio como para processar as obrigações de seus clientes. “Não é uma grande novidade no meio, sendo mais um item que entra no portfólio de serviços que o escritório terá que prover”, finaliza o CEO.
