Empresas devem digitalizar sistema contábil a partir de 2009

Ano novo, sistema contábil e fiscal novo. Esta é a nova ordem da Receita Federal às empresas do Amazonas, que terão de adotar as mudanças definidas pelo órgão e digitalizar seus sistemas de escrituração e de livros fiscais. A medida é amparada pelo Ato Cotepe nº 9/2008, que desobriga o contribuinte de apresentar os documentos, mas apenas de guardar os arquivos digitais por um período de cinco anos, quando os livros fiscais já estarão disponíveis na base de dados das Secretarias da Fazenda e Receita Federal.
De acordo com o secretário-executivo da Receita, Thomaz Nogueira, a reformulação resultará na eliminação da redundância de informações por meio de padronização, uniformização e racionalização das obrigações acessórias. “O contribuinte apresentará as informações uma única vez aos fiscos estadual e federal”, disse.
Com a adoção do novo sistema, as administrações tributárias da União, dos Estados e Distrito Federal atuarão de forma integrada com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, por meio da criação de uma base de dados.
Segundo o representante da Receita, a transmissão do arquivo se dará após a validação de estrutura e conteúdo, e a assinatura digital será realizada por meio do programa Sped (ReceitaNet ao Ambiente Nacional do Sistema Público de Escrituração Digital), que replicará as informações às correspondentes Secretarias Estaduais de Fazenda.
O sócio da De Biasi Auditores Independentes (firma de auditoria e consultoria), Júlio Abreu, adverte que principalmente as empresas de pequeno e médio porte devem ficar atentas, afinal, de uma forma ou de outra, todas integram cadeias produtivas como fornecedoras ou revendedoras.
Na observação de Abreu, eventuais falhas no planejamento do Sped podem trazer transtornos, já que o sistema digital acarretará um maior controle por parte do Fisco.
Entre os problemas que podem dificultar a adesão da ferramenta estão: informalidade nos registros contábil e fiscal; inexistência de uma cultura de gestão, já que nem sempre as empresas investem na organização e em formas de controle de seus procedimentos internos; falta de integração; atraso na informatização; aposta na ineficiência do Fisco; falta de profissionais qualificados; desorganização na área financeira.
O executivo apontou ainda que a adesão do Sped não se limita a implantar um software. “O objetivo do sistema é dificultar a informalidade, portanto o primeiro passo que as companhias devem adotar é sistematizar suas informações internas, estruturando um banco de dados”, alertou.
Para Júlio Abreu, os bancos de dados normalmente utilizados antes do Sped não contemplam de maneira sistematizada as informações de todos os departamentos, nem mesmo os de empresas maiores e mais organizadas, já que a escrituração e contabilidades digitais pedem informações de compras, vendas, estoques, contas a pagar e receber, entre outras.
O especialista explicou ainda, que o validador disponibilizado pela Receita Federal não cruza as informações, o que será feito a partir da implantação do novo sistema. Portanto se o cruzamento de informações detectar alguma inconsistência ou divergência, a empresa terá que prestar contas ao Fisco.
“As empresas devem levar a sério o Sped e investir na organização interna. Se a implantação do sistema for seguido à risca aos padrões da Receita, a longo prazo a empresa só tem a ganhar e com certeza, todo o investimento feito na implantação do sistema se reverterá em economia com a burocracia contábil e fiscal”, afirmou Júlio de Abreu.
Segundo informações da Sefaz, a obrigatoriedade de entrega dos arquivos digital vai acontecer a partir de 1º de janeiro de 2009, como prazo até o vigésimo dia do mês subsequente. A secretaria informou ainda que o contribuinte obrigado a apresentar a EFD , necessariamente, não será usuário na NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e vice-versa. A legislação encontra-se disponível no site www.sefaz.am.gov.br, e dúvidas poderão ser encaminhadas para o e-mail corporativo [email protected].
Entre as empresas que compõem o projeto estão a BIC, Jabil, Prowiew, Top Internacional, Yamaha, Bemol, Fogás, Microservice, Nokia, Salcomp, Bureau, Honda Lock e Lojas Renner.