Escolhas & Organizações

A concorrência está cada vez mais acirrada, tanto para as organizações como para os profissionais. E uma das tarefas mais árduas hoje é a administração do tempo. A cada dia que passa funções e empresas são fundidas com o objetivo de ampliar a base de atuação e diminuir os custos. Novas funções e atividades precisam ser aprendidas constantemente. O dia de 24 horas parece não ser mais suficiente.
Apesar de todas essas necessidades o dia ainda tem 24 horas e isso não vai mudar, tão cedo. Não temos gestão nenhuma sobre o tempo, mas podemos administrar o que fazer e quando realizar uma atividade.
O primeiro passo é definir como vai ser usado o tempo, quais funções serão exercidas, qual é o papel que precisa ser desempenhado. Aqui é importante lembrar que ninguém é bom em tudo o que faz, mas em algumas coisas apenas é podemos ser ótimos. Logo o profissional deve se concentrar naquilo que faz bem feito. Onde ele se destaca e faz o diferencial. Por vezes esse papel é adquirido em funções que já existem no mercado outras vezes se descobre em novos desafios. Esse papel vai definir quais as principais atividades. Assim um gestor comercial, por exemplo, deve gerenciar suas atividades em visitar clientes, conhecer produtos e mercados e liderar sua força de vendas. O quanto ele vai se dedicar em cada atividade é que define o tempo gasto. Somente após essa prévia definição é que se pode partir para a lista de tarefas.
A lista de tarefas muitas vezes parece ser interminável, aqui um ponto importante é trabalhar com maior amplitude de espaço. Inicialmente listar todas as atividades a serem executadas e em seguida distribuir ao longo da semana ao invés de queres colocá-las todas no mesmo dia. Quando a quantidade de tarefas diárias ultrapassa o recurso do tempo, aí claramente outra pessoa necessita ser incorporada à atividade.
Deve-se fazer logo o que precisa ser feito, deixar para mais tarde desperdiça tempo e energia. Fazer o que precisa ser feito muitas vezes é diferente do que se gostaria de fazer. Urgências acontecem e precisam ser rapidamente solucionadas já as tarefas importantes merecem ser feitas antes de quaisquer outras.
Evite bancar o bonzinho, manter as portas abertas e ouvir a todos o tempo todo sem critérios, crie regras e intervalos para essas atividades. Definir quem se atende, quando e como é fundamental. Assim como quais tipos de informações são necessárias receber e quais são necessárias passar aos outros para que o papel a ser desempenhado seja cumprido e as tarefas executadas com êxito.
Verificar sistematicamente os recursos e os resultados alcançados é um bom mecanismo para aferir a utilização do tempo. O dia deve ser sempre verificado, fazendo-se alguns questionamentos como: O papel a que me propus foi desempenhado à altura? As atividades estavam relacionadas a ele? O que precisava ser feito foi feito? O que deu certo? O que precisa ser ajustado? Da mesma forma deve ser avaliada a semana, o mês e o ano. Se observarmos nas organizações existe sempre alguém que faz isso com maestria, consegue seus resultados sempre e parece que seu dia é maior que o das outras pessoas, pois aparentemente parecem ter tempo para tudo, na verdade o que ocorre é que se concentram em seu papel e em suas atividades e verificam sistematicamente seus papeis e funções. São concentrados e focados.
Só precisamos fazer uma coisa bem feita: aquilo que estamos fazendo agora. Por isso convêm se concentrar no presente. E se concentrar no presente é estar nele de corpo, mente, e alma.
Um detalhe importante para ganhar tempo é evitar o desgaste nos relacionamentos. A maneira como se fala e o que se fala causa um grande desperdício de energia e tempo, as pessoas ficam melindradas com aquilo que lhes é dito tanto na forma como no conteúdo, concentram tempo e energia remoendo a forma e diminuem a concentração na atividade a ser realizada. Por isso ser agradável e proativo na comunicação produz melhores resultados e diminui esses desgastes e evita desperdícios de tempo.
Ainda bem que o dia tem somente 24 horas, senão as tarefas acumuladas aumentariam enormemente. Então defina claramente o seu papel suas atividades e a concentre-se no que precisa ser feito, isso faz toda a diferença afinal não dá para ser bom em tudo e muito menos há tempo suficiente para se realizar tudo, escolha o que precisa ser feito e faça já. Por fim revise onde você dedicou seus esforços e utilizou seu tempo, você se dedicou onde era necessário, onde você pode fazer a diferença ou onde os resultados foram sem relevância. Esse é um bom caminho para checar se o curso está correto ou não e serve tanto para o lado profissional como para o pessoal. Aproveite bem a vida, seja você mesmo e faça o que sabes fazer melhor, o mundo precisa disso, e você merece aproveitar bem a vida . Tenha uma boa semana.