Já se sabe que o amadorismo não cabe mais em nenhum setor de negócio, diante de tanta competitividade local e possibilidade de comparação e benchmarking globalizado. Mas no caso do setor de planejamento, organização e realização de eventos, a situação é ainda mais drástica. Foi essa a sensação que permaneceu entre os participantes do primeiro curso de 2008 da agenda do consultor Paulo Celso de Bruin, ocorrido no Paulista Wall Street Hotel em São Paulo/SP na última quinzena de janeiro.
Foram 24 participantes de seis Estados durante um final de semana de intenso treinamento, evidenciando a troca de informações. Independente da experiência prévia de cada um, a convicção geral obtida no curso “Gestão de Eventos” é que o segmento exige alto profissionalismo, numa atenção extrema a uma série de detalhes –afora as exigências, tanto do público quanto dos contratantes, por idéias geniais e diferenciadoras a todo instante.
Profissionais de Relações Públicas e de Turismo saem na frente nesta corrida, mas também não prescindem de muitos cuidados. A apostila de 141 páginas e o CD-Rom auxiliar entregues mostram o detalhamento técnico exigido para uma boa atuação. Logo na abertura, Bruin dá o tom da competição: segundo o Anuário Brasileiro das Promotoras e Organizadoras de Eventos em fase de produção por sua consultoria, existe 6 mil empresas na área, responsáveis por 319 mil eventos/ano no Brasil.
Claro que o conceito da palavra é amplo: do latim “eventu”, adota o sentido de “acontecimento”, iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidades diversas, como comemorações, festividades, troca de conhecimento, intercâmbio cultural –o que demonstra também a amplitude de possibilidades de trabalho e das chances de especialização. O curso enfoca com maior ênfase o mercado de feiras e congressos técnicos, ainda que se possa aplicar as ferramentas em outros nichos da área.
Contratos e ramos
Uma das grandes deficiências no ramo é centrar as tratativas no campo verbal, sem oficialização impressa de atribuições, prazos e valores. Os documentos, seja da agência organizadora para com o contratante, seja também para o negócio com inúmeros fornecedores intervenientes no processo, contêm uma estrutura básica –identificação das partes, objeto, pagamentos e parcelas, obrigações da contratante e da contratada, cláusulas de multa e rescisão, foro, assinaturas e testemunhas em cartório.
“Não existe prestação de serviço sem contrato”, sentencia o ministrante, sem temer que a burocratização possa afastar clientes. Afinal, não é o momento da informalidade, sendo que sugere a abertura de conta bancária específica para trâmite dos recursos captados, contribuindo para a confiabilidade do relatório final.
Uma segunda etapa reside no estabelecimento de cronograma de tarefas com prazos e responsabilidades, em tabela onde conste a data final de entrega ou finalização de cada parte, com pequenas folgas para imprevistos, incluindo a marcação de reuniões entre promotor e contratante para evitar dispersão futura ou constantes chamadas que tumultuam o trabalho de campo. Aprovada a planilha, um desmembramento pode ser feito, onde minúcias são bem-vindas para não escapar nenhuma necessidade operacional.
