Presente em nosso cotidiano a tecnologia na maior parte do tempo é usada apenas para a diversão, mas também pode ser uma grande aliada para equilibrar seus compromissos e tarefas. Para driblar as distrações, já é comum as pessoas recorrerem às técnicas de Getting Things Dones, também conhecidas como GTD, para organizar a vida corporativa e pessoal com foco no aumento da produtividade. Assim, utilizam aplicativos que prometem soluções para os problemas de procrastinação. São listas de tarefas, aplicativos para anotações, compartilhamentos de atividades, calendários, entre outras funcionalidades. Ter esse tipo de ferramenta é um grande diferencial, principalmente para profissionais de multitarefas, sendo bastante eficientes em aplicações de escritórios que contam com a utilização de smartphones e computadores.
A coach Cíntia Lima reforça que o uso de aplicativos é uma maneira de organizar melhor a agenda diária para priorizar suas tarefas. Ela conta que, essa metodologia divide o tempo focando no que é efetivamente importante e reserva espaço para as situações urgente. “Só tem que ter cuidado para não confundir importante com urgente, um é consequência do outro por não gerenciar melhor as informações. Mas é simples, aquilo que se planeja otimizando as tarefas com foco na produtividade, será comemorado o resultado”, afirma. Para a coach, o uso de aplicativos também permite medir e controlar o tempo gasto com a execução das atividades.
Segundo Cíntia, para evitar a procrastinação e queda na produtividade o primeiro passo é traçar objetivos, independente do prazo. “Planejar e organizar são os segredos para poupar o tempo, o que ajuda a ter disciplina para manter o foco. É fundamental acordar, ver onde está e o que precisa para alcançar sua meta, a partir daí, coloque em uma agenda os passos para chegar nela. Muitas pessoas negligenciam o planejamento e fazem rotas desnecessárias.O tempo não vai mudar, é o recurso mais democrático que nós temos sendo igual pra todos. A questão é como cada um lida com ele”, ressalta. O uso de plataformas é recomendado dependendo da necessidade do usuário.
Experiência própria no controle do tempo
Atualmente é incrível como qualquer coisa que você imagine tem um aplicativo que pode ser usado para melhorar o tempo ou facilitar a vida naquilo. É o que diz a empresária Raquel Omina que faz uso de várias plataformas diariamente, seja para lazer ou trabalho. “Me interesso muito por tecnologia, startups e consequentemente aplicativos, desde o final de 2014 quando comecei a descobrir que tudo você encontra em aplicativo”. Ela conta que já utilizou app para treinar na academia, avisar que estava na hora de beber água e até de controle do ciclo menstrual.
Segundo Raquel, hoje há um sério problema ocasionado pelo excesso e rapidez da informação, onde muitas pessoas deixam o escritório, mas acabam levando o trabalho para casa. “Eu sou muito esquecida e quando alguma obrigação chega em mim eu preciso passá-la adiante na mesma hora, senão eu esqueço e se perde. Com o uso dos aplicativos consegui otimizar meu tempo aumentando minha produtividade”, destaca a empresaria. Para ela, os benefícios e prejuízos da utilização dessas ferramentas tecnológicas é dado pelo próprio usuário.
Para localização, Raquel faz uso do Waze. Além dele, utiliza recursos do WhatsApp, Foursquare e Google Maps. Referente ao trabalho, ela utiliza o app pomodoro. “É ótimo para que tem dificuldades de concentração ou possui um telefone muito requisitado”, explica. Também estão na lista da empresária os aplicativos Sticky Notes, Word, Excell e DropBox, HP12C e Pocket. Para música, ela usa as plataformas como Spotify sem gastar dados de internet. Já para viajar, o In The Air, Booking e RentCars são os mais manuseados. App de táxi e lazer como Netflix, Boomerang e Kindle também fazem parte da rotina. Além desses, a empresária faz uso dos clássicos facebook, WhatsApp, instagram e Messenger para se comunicar.
Lista de app
O aplicativo Todoist é uma plataforma simples para gerenciar uma lista de tarefas organizada por nível de prioridade utilizadas em todos os dispositivos. O aprendizado de todas as funções do aplicativo é rápido e apresenta um visual limpo, leve e fácil de usar. Conta com duas versões para baixar, uma paga e outra gratuita, porém as duas possuem funcionalidades muito úteis e podem ser baixadas no seu Android, iPhone ou Ipad.
O Evernote é um dos principais organizadores de ideias da atualidade e pode ser utilizado via web, smartphone ou tablet. A plataforma permite o armazenamento de diferentes conteúdos, como imagens, arquivos e informações gerais. A interface do aplicativo permite uma organização fácil de todas as suas anotações e traz até a possibilidade de marcar lembretes. O aplicativo está disponível para baixar de forma gratuita para Android e iPhone.
O Trello permite que você crie vários painéis e adicione cartões a eles. Os cartões podem trazer textos, imagens, anexos e um prazo. Já os painéis servem para marcar as etapas de um projeto ou alguma outra classificação. Está disponível para Android e iOS gratuitamente, além de possuir um app não oficial para Windows Phone. A plataforma se encaixa a diversos tipos de trabalho possíveis, já que é bem versátil em suas aplicações.
No Dropbox é possível armazenar PDFs, arquivos, pastas e fotos. É ideal para pessoas que lidam com muitos dados e versões diferentes de um mesmo item por gerenciar os arquivos em nuvem. Ele permite acessar os arquivos de maneira off-line também. O aplicativo gratuito vem com capacidade de 2.5GB de armazenamento, mas há opções de fazer upgrade e aumentar a capacidade de espaço. Disponível para Android, iOS e Windows Phone.
Asana é um organizador de tarefas compartilhadas e coordenador de afazeres. O serviço é um ótimo gerenciador de projetos e atividades ideal para quem quer manter o prazo. É possível criar cartões com descrições e datas limites, anexar arquivos e comentários e até mesmo criar estruturas para áreas distintas do escopo do projeto. Com interface organizada, o app está disponível gratuitamente para Android e iOS.
Any.do está disponível para sistemas Android e iOS e não deixa você perder uma tarefa marcada. Muito prático, permite que você anote as tarefas da maneira tradicional ou então que as adicione por voz: em vez de digitar, basta tocar no símbolo do microfone e falar a tarefa. Com ele, em poucos minutos você consegue organizar toda a sua agenda. A parte mais gratificante é chacoalhar o celular para limpar as tarefas completadas.
O Google Apps para negócios inclui o Gmail, Calendário, Google Drive, Google Docs, Planilhas e Slides para colaboração em nuvem. O Google oferece um teste grátis de 30 dias. Disponível em português. Já o Google Hangouts também é popular especialmente para empresas que têm funcionários trabalhando remotamente, porque permite a participação virtual.
O Todo Cloud refere-se a um app gerenciador de tarefas premiado, baseado na metodologia GTD focando em listas de tarefas, prioridades multinível e subtarefas. Permite que sincronize as tarefas automaticamente com Microsoft Outlook, Dropbox, iCloud e Toodledo. Uma funcionalidade interessante é lembrá-lo de fazer algo quando chegar perto de um estabelecimento. Está disponível para Mac e iOS.
