Participes do mundo do trabalho, instigados por promover soluções em ritmo cada vez mais acelerado, pré-determinados em acertar com baixíssimas margens para errar ou nos equivocar, motivados para alcançar metas e promover os melhores resultados em nossas organizações, comumente nos deparamos com um número cada vez maior de reuniões, que hora temos que participar, hora temos que promover as “ditas” reuniões. Neste sentido, vez ou outra, acabamos por ter a sensação de que estamos no lugar errado na hora errada, por fim na reunião errada.
Particularmente acredito que mais de 50% das reuniões poderiam ser evitadas, por meio de uma melhor organização pessoal, bem como, da clareza das ações, do papel de cada indivíduo deveria realizar na instituição/empresa da qual faz parte. Acredito que as reuniões precisam ser focadas de tal forma que as pessoas entendam que: reunião é para decidir e não para reunir.
Decidir, delegar, corrigir e planejar é prerrogativa de reuniões bem sucedidas, enquanto que reuniões que ocorram simplesmente para cumprir uma regra, um período ou simplesmente para reunir pessoas, acabam por prejudicar a atividade fim, gerando apenas o encontro de pessoas, fato este que pode ser realizado em uma festa, um botequim para um chopp no final do expediente ou em qualquer outro ambiente, sem gerar a sensação de ociosidade e incapacidade produtiva
Cuidado com o excesso de reuniões
O problema do excesso no número e na duração das reuniões no Brasil é dos mais sérios. Temos muito mais reuniões do que seria necessário, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente participa delas do que seria preciso. No Brasil há essa noção esquisita de que a importância de uma pessoa de certa forma se mede pele número de reuniões para as quais ela é convocada .
Além disso, as reuniões são convocadas não raro sem a devida antecedência, causando miséria nas agendas das pessoas, seus objetivos não são anunciados com clareza e antecedência, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente, as pessoas convocadas não sabem porque estão sendo convocadas nem o que se espera delas, não podendo, portanto, se preparar.
As reuniões nunca começam na hora, freqüentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica sabendo)‚ indispensável para sua condução. Nunca se fixa um limite para a duração da reunião. Uma vez iniciada a reunião, todo mundo parece sentir que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença . A duração e o conteúdo das intervenções não é controlado. Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos participantes tem idéia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida, nem é informado do andamento das coisas que foram decididas.
Reunião eficaz
Uma reunião eficaz é aquela em que os objetivos foram claramente definidos e são alcançadas de maneira oportuna com contribuições adequadas e positivas de todos os envolvidos. Elas não devem acontecer à-toa. Algumas dicas para se livrar de reuniões improdutivas:
1. Prepare– se com antecedência para participar de uma reunião;
2. Conheça a pauta da reunião;
3. Busque um comportamento assertivo e conveniente na reunião;
4. Estabeleça regras básicas para assegurar contribuições adequadas e positivas;
5. Elabore um check-list de coisas a fazer depois da reunião;
Pauta da reunião:
As pautas devem estar prontas no mínimo três dias antes da reunião. Veja com a visão estratégica e aplique com a ação tática e cobre operacionalmente; divulgue antecipadamente a todos os participantes.Desta forma você estará incluso no processo decisório e conclusivo de uma boa reunião
Foco da Semana:
“É impossível vencer uma corrida a menos que se aventure a correr, é impossível conseguir a vitória, a menos que ouse batalhar . Nenhuma vida é mais trágica do que a do indivíduo que acalenta um sonho, uma ambição, sempre desejando e esperando, mas nunca
