Gestão visual para apoiar o líder lean

Já é bastante reconhecido nas empresas o fato de que o líder é uma figura importante para se ter sucesso na adoção de melhorias. Pois é muito bom saber também que esse papel da liderança é algo ainda mais primordial quando o objetivo é implementar numa empresa o Sistema Lean, filosofia de gestão inspirada no Sistema Toyota.
Para isso, porém, é necessário que a companhia tenha “líderes lean”, gestores com estilos e responsabilidades muito diferentes da gestão tradicional. E uma das ferramentas mais importantes de apoio ao trabalho da liderança lean é a Gestão Visual. Ela permite a todos saberem como andam as coisas, sem precisar perguntar a ninguém ou ligar um único computador.
Mas o que é a Gestão Visual na cultura Lean? Podemos defini-la como um sistema que integra ferramentas visuais simples que possibilitam que se entenda, por uma rápida “olhada”, a situação atual da empresa, quais são os problemas e o que se deve fazer para promover melhorias.
A Gestão Visual deve permitir que todos possam ver e entender a mesma coisa, tornando a situação transparente, ajudando a centrar o foco nos processos e não nas pessoas.
Ela deve fornecer informações que gerem ações concretas. E precisa ser feita e mantida pelos que realmente fazem o trabalho, que devem ser os primeiros a perceber as anormalidades. Finalmente, deve ser conectada aos objetivos do negócio.
O problema é que muita gente confunde Gestão Visual com “poluição visual”. Ou seja: a disposição de uma diversidade de informações históricas em quadros e painéis expostos como papel de parede e que ninguém realmente presta atenção.
Isso é totalmente diferente de uma verdadeira Gestão Visual lean, que deve permitir concretamente que se entenda e enxergue as anormalidades e o que deve ser feito para corrigi-las.
É interessante explicar que quando falamos de Gestão Visual lean, estamos nos referindo ao que o Sistema Lean chama de “genchi genbutsu”, que no idioma japonês quer dizer “vá diretamente no local, onde as coisas realmente acontecem, ver tudo com os seus próprios olhos”.
No Sistema Lean, as lideranças fazem isso nas famosas “caminhadas pelo gemba”. Na língua japonesa, “gemba” quer dizer “chão de fábrica”. Pois no Lean, tais caminhadas pelo chão de fábrica são cuidadosamente projetadas para revisar as ferramentas fundamentais da Gestão Visual.
Por exemplo, numa típica “Caminhada no Gemba” numa fábrica que adota o Sistema Lean, pode-se acompanhar o “quadro de acompanhamento horário da produção (QAP)”, para saber se há atrasos e quais os problemas que os geraram. Pode-se acompanhar ainda um quadro geral que mostre os principais indicadores, como qualidade, 5S, custos etc. –um quadro básico, instalado num local de fácil acesso e que mostre a todos, numa linguagem simples e comunicativa, o que está ocorrendo na prática.
E isso não serve apenas para locais estritamente de produção: em áreas administrativas a Gestão Visual é igualmente importante. Por exemplo, a área de Compras pode expor em um quadro simples a chegada de materiais, a colocação de pedidos, a existência de atrasos, estoques de matérias-primas acima ou abaixo do padrão estabelecido, uma avaliação semanal do desempenho dos fornecedores em entrega etc.
A gestão visual aliada ao estilo “vá ver” permite ao líder lean realizar o seu papel na chamada “cadeia de ajuda”, ou seja, contribuindo para que as pessoas entendam e resolvam os problemas reais da empresa.
Mas cuidado: uma “caminhada pelo gemba” sem uma Gestão Visual adequada pode se tornar mais um “evento festivo”, com tapinhas nas costas, recheados de números manipulados por “lideres populistas”. Ou então num evento para apontar os dedos para os “culpados”, num sistema feito por “líderes autoritários tradicionais” que não sabem que, na maioria das vezes, os problemas estão nos processos e não nas pessoas.
Feita desse jeito, a caminhada pelo “gemba” torna-se assim puro teatro: ora comédia, na qual as pessoas se divertem, ora um filme de terror, no qual funcionários ficam amedrontados e intimidados.
Em resumo, se o líder lean não sabe “o quê” exatamente e realmente precisa enxergar, ele não terá condições de concluir “o quê” está ocorrendo de errado. E assim não conseguirá ajudar seus colaboradores na busca pela causa raiz do problema.
Líderes devem desenvolver pessoas e organizações para melhorar continuamente. O que eles dizem ou fazem pode orientar comportamentos errados, que vão acabar “escondendo” os reais problemas da empresa em vez de expô-los.
Pois é uma Gestão Visual correta que pode ajudar a mudar isso, contribuindo para transformar os gestores em uma liderança realmente lean.